社内コミュニケーションの不足をどう解決するか? | Essential Education Center

社内コミュニケーションの不足をどう解決するか?

みなさんは「職場の人間関係」に悩んでいたり、職場のコミュニケーション不足に不満を感じていたりしていませんか?

厚生労働省が2018年(平成30年)に行った「労働安全衛生調査(実態調査)」によると、現在の仕事や職業生活に関することで、強いストレスとなっていると感じる事柄があると答えた労働者の割合は 58.0%となっています。

その内容(主なもの3つ以内)をみると、「仕事の質・量」が 59.4%と最も多く、次いで「仕事の失敗、責任の発生等」が 34.0%、「対人関係(セク ハラ・パワハラを含む)」が 31.3%となっています。多くの方が、「職場の人間関係」に関することで何らかのストレスを感じているようです。

人間関係に問題があると、コミュニケーションの不足が起こり、結果としてミスやトラブル、信用失墜、仕事にやりがいが感じられなくなったり、離職率が上がるといったことにも繋がりかねません。

社内コミュニケーションが不足するとどうなる?

職場でのコミュニケーションが不足すると、具体的にはどのような問題が起こってくるでしょう?人間関係が複雑化、希薄化して、コミュニケーションが取りづらくなった場合、質問や確認が取りにくいため大きなミスに繋がると考えられます。

ハインリッヒの法則(「同じ人が災害を330件起こしたとすると、うち1件は重い災害である。また29回は軽傷事故で、残り300回は傷害や物損の可能性があっても結果的に傷害がなかった事故である」というもの)でいえば、300件のヒヤリハットを共有できるかどうかで、職場の安全という観点では差が出てきます。

また、ハラスメントが常態化するなどの精神的なリスクを抱えることになります。その状況が長く続くと離職率の上昇に繋がることもあるでしょう。

同僚や先輩とのコミュニケーションが取れない状況では、将来のビジョンが見えにくい、将来設計(キャリアプラン)を立てることが難しくなり、成長が見込めない状況になることに繋がります。このような状況は、会社、社員の双方にとって “不幸” な状況です。

離職率が上がる、生産性が下がる、業績が低下するという負のスパイラに陥いるだけではなく、コミュニケーション不足の状態では、お互いがどんな仕事をしているのか分からず、ミスを隠す、ごまかす、不正やコンプライアンス違反に繋がる可能性もでてきます。

社内コミュニケーションが不足する原因は?

一体なぜ、社内のコミュニケーションを上手く取ることができなくなっているのでしょう。

その理由のひとつに、手軽なメールなどのITツールに頼り、対面でのコミュニケーションが少なくなっているという点があげられます。コロナウイルスの感染拡大、いわゆるコロナ禍では、対面でのコミュニケーションが制限されました。Zoomなどのweb会議ツールでコミュニケーションをとる機会も格段に増えました。

オフィシャルの会議などの場面だけではなく、昼休みに一緒に食事したり、廊下ですれ違ったついでにちょっと立ち話をしたり、タバコを吸われる方であれば喫煙所で雑談したり…と、コミュニケーションの機会がたくさんありましたが、テレワークではそうもいきません。

コミュニケーションの機会(チャンス)がある、なしに関わらず、以前と比べて「個人のコミュニケーションスキルそのものが下がっている」という声も聞かれます。業務は、個人レベルやひとつの部署のみで完結するものはほとんどなく、チーム内、チーム間でコミュニケーションを取りながら遂行する必要があるのですが、必要に迫られても「どうして良いのかわからない」という人が増えたのかもしれません。

便利なコミュニケーションツールが増える一方で、その便利さに頼ってしまい、リアルなコミュニケーションに対して「面倒くさい」「煩わしい」という感情が芽生えても不思議ではありません。

社内コミュニケーションを充実させるメリット

次に社内コミュニケーションが充実した場合を考えてみましょう。社内コミュニケーションの充実は、会社にとって以下のような利点として返ってきます。

社員が定着する

社内コミュニケーションの増加は、社員の会社への帰属意識、貢献意識を高めるといわれています。このようなエンゲージメントの高まりは、離職を防ぎ、会社に定着させるのに効果的であり、会社にとってはノウハウの蓄積、人脈の形成など目に見えない資産となります。

生産性が向上する

社員間でコミュニケーションがうまくとれていれば、お互いの仕事も把握しやすくなり、仕事の分担、手助け、情報の共有もうまくいくようになるでしょう。結果として、生産性の向上が期待できます。

顧客満足度がアップする

社内コミュニケーションが充実するということは、社内で情報共有や情報の伝達がうまくいくようになるということです。顧客の情報、担当者の反応や過去のクレーム、対処法が社内で共有されることで、より良いサービスを提供できるようになり、顧客満足度にもつながります。

社内のコミュニケーションを改善するには?

コミュニケーションツールを活用する

仕事に活用できるコミュニケーションツールは、弊害もありますが、うまく付き合うことで、コミュニケーション不足を解消するのに役立ちます。

文書によるコミュニケーションであれば、言った、言わないというトラブルが防げますし、web会議ツールは録画機能があるものがほとんどです。議事録として利用できます。

ほかにも、データの送受信、仕事のタスクを管理できるシステムなど、コミュニケーションを円滑にするさまざまなツールがあります。特にテレワークを取り入れている企業は、コミュニケーションツールを活用することで、作業工程や作業効率を見直すきっかけにも役立ちます。

ただし、文書によるコミュニケーションでは “文章力” が問われますし、ビデオ会議などでは、話を聞く態度など、リアルな対話の場面よりも気を使う必要があると思います。文章、画像、音声が相手にどう伝わるか?に配慮することの重要性は高まっています。

定期的に社内でイベントを実施する

職場内の人間関係を構築する方法には、仕事以外での社員同士の交流が重要になります。懇親会や社員旅行など福利厚生面でのコミュニケーションの機会は、お互いを深く知ることになります。機会が失われてしまうからです。

最近では、このような機会を面倒に感じてしまうこともあるかもしれませんが、普段なかなか話せない人と交流するきっかけができるため、結果として職場でのコミュニケーション不足を解消できるでしょう。

上司と部下で面談を実施する

日ごろから社員同士で情報を共有するためにも、定期的に面談を実施して今後の改善点や現状について話し合うことも大切です。注目されている面談方法には、1on1ミーティングがあります。

1on1ミーティングとは、職場の上司と部下が一対一で話す意味が込められており、企業での導入も進んでいる面談方法です。

上司と部下で決めたテーマから話を進めていき、部下を中心に仕事の現状や今後の目標について話し合い計画を立てていきます。

上司と部下でお互いの意見を交換し合うことで、コミュニケーション不足の対策にもつなげられるでしょう。

集合・対面研修を実施する

コロナ禍で、その重要性はわかっていながらも、実施できなかったものに集合、対面での研修があります。

新入社員が一堂に会する入社式、それに続く新入社員研修では、学生から社会人への意識改革、現在地の確認など大きな目的がありますが、副産物として、困ったときはお互いに支え合えるような “同期意識” を醸成することができます。

また、管理職や経営に関わるコアメンバーの研修では、それぞれの記憶に残る共通体験の機会が創出できます。研修後、長い間「あの研修では、〇〇だったよね」という共通の話題、コミュニケーションの基礎ができます。

研修の成果を最大化するという観点だけでなく、コミュニケーションの活性化という観点からも、できれば集合、対面の研修では、あえて非日常の環境に身を置き、日常を客観的に見ること。評価者、被評価者という関係性とは別軸の第三者(講師、ファシリテーター)を介在させることが重要だと考えます。

ここは、EECの得意とするところです。社内コミュニケーションの課題解決に体験型の研修の導入をご検討下さい。

プロファイルツールを活用する

コミュニケーションには、その人の思考特性、行動特性などが色濃く反映します。チームメンバーが、自分自身も含めてそれぞれの “特性” を知っているということは、コミュニケーションにまつわる多くの課題を解決するのに役立ちます。

自分自身、チームメンバーのプロファイルを知ることで「肩の荷が下りた」という表現をすることがあります。これまでなんとなく感じていた違和感の原因がわかったり、今まで気になっていたことが実は大した問題ではなかったことに気づいたり、プロファイルを知る=コミュニケーションが取りやすくなる、コミュニケーションエラーが減ることに繋がります。

どこでミスをしやすいか?どんな視点が欠けているか?わかることでお互いがどう補っていけばよいかが明確になりますし、こんな時は誰に相談すればよいか?自分にかけている視点を持っているのは誰か?なども明確になります。

EECでは自分自身、チームメンバーの特性を知り、特性を活かす、『エマジェネティックス®』というプロファイルツールを使ったセミナーも実施しています。

ブログ記事『多様性を理解する、受け入れる』の御覧下さい。

取り組みを加速しよう

多くの人がストレスを感じる「職場の人間関係」。それに伴うコミュニケーション不足、コミュニケーションエラーは、放っておくと離職、ミスやトラブル、会社の業績や信用の低下に繋がっていきます。

ぜひ、いろいろな角度からその解決に向けた取り組みをしましょう。VUCAの時代であっても、明るい展望を描き、成長していける真のチームを作っていきましょう。

この記事を書いた人

鈴木 浩之(Hiroyuki,SUZUKI)
有限会社エッセンシャルエデュケーションセンター Sales&Promotion担当マネージャー。
大学卒業後、世界的冒険教育機関であるOBSの指導者コースJALT受講、その後、OBSインストラクターへ。OEC、国立青少年教育振興機構、市議会議員等を経て現在に至る。1971年静岡県出身。

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