コミュニケーション不足の本質に目を向けHappyな人間関係を築く | Essential Education Center

コミュニケーション不足の本質に目を向けHappyな人間関係を築く

3月も残すところ一週間となりました。新年度へ向けて、環境が変化する方や、社会人というステージに入る方、新しいメンバーを迎える方など様々いらっしゃるかと思います。

そこで、今回はタイトルにある通り、職場での人間関係がHappyになるように、かつ成果も出るように、『職場におけるコミュニケーション』についてブログにします。

コミュニケーション不足がもたらす影響

業務の質の低下

積極的なコミュニケーションは、協力しやすい人間関係の構築につながります。一方、部署内外におけるコミュニケーションが不足していると、協力が必要な場面でうまくやり取りできない恐れがあります。また、社員同士の意見交換もしにくいため、新しいアイデアも生まれにくくなるでしょう。ノウハウの蓄積や共有も滞りやすくなります。

ミスが起こりやすくなる

職場でコミュニケーションが不足しがちになると、社員同士が連携しにくくなります。その結果、情報伝達が滞るだけでなく、質問や確認も気軽にできない雰囲気になるでしょう。コミュニケーション不足は、ミスを発生させる原因になります。また、コミュニケーションが不足していれば、ミスが起きた際のフォローもしにくくなります。

離職率が高くなる

コミュニケーションが不足している職場はミスやトラブルが発生しやすいため、社員にストレスが溜まりやすいです。人間関係の悩みも生じやすく、仕事そのものに対するモチベーションの低下を引き起こします。その結果、離職率が高くなり、人手不足に陥るリスクがあります。

新しい社員を採用してもなかなか定着しない可能性も高いです。BizHitsの「新卒1年目の転職理由ランキング」の調査結果では、新卒一年以内で離職した方の理由の一位が「人間関係が悪い」でした。

職場でのコミュニケーション不足の原因

コミュニケーションをとる機会がない

そもそもコミュニケーションをとる機会がないということが考えられます。今、「機会なんてわざわざ作らなくても、自分から話してきてよ」と思われた方、黄色信号ですよ。

新入社員と上司や先輩といった関係性の場合、新入社員から積極的に話しかけるのは難しいと思っていた方が良いでしょう。もちろん双方のタイプによりますが、私は「先輩忙しそうだし、今話しかけると迷惑かな」と思うタイプだったので、自分から積極的に…は、かなりハードルがありました。そのため、意図的に機会を作ることも大切です。

雑談ができない雰囲気

社内のコミュニケーションを促すためには、業務上必要な会話だけでなく雑談も重要です。何気ない会話がしにくい雰囲気がある場合、業務に関わる会話も気軽にできなくなっている可能性があります。最近では、オンラインでのコミュニケーションが増えたこともその一因になっています。オンラインでもミーティングは、接続して議題について話し、結論が出ると接続を切ります。また、複数人が同時に話せない状況が多いため、ちょっとした雑談が取りづらいと言えます。その他にも、新入社員の場合、先輩達が誰かの悪口や評価的な発言ばかりしていると「自分もどこかで言われているのではないか」、「ミス出来ない」など萎縮してしまい、気軽に雑談が出来ない雰囲気になってしまいます。

何気ない会話ができる雰囲気は、心理的安全性を確保するためにも役立ちます。心理的安全性とは、不安を感じずにふるまえる状態です。社員にとっての心理的安全性を確保するうえでは、個人的な会話も大切にする必要があります。

コミュニケーションツールの問題

それぞれの社員が積極的にコミュニケーションをとろうと思っていても、利用できる手段に問題があればコミュニケーションが滞る原因になります。たとえば、複数の連絡手段があって使い分けのルールが曖昧な場合、情報があちこちに散らばって確認しにくくなるでしょう。コミュニケーションが煩わしくなり、情報共有がおろそかになる恐れがあります。

社内のコミュニケーションをスムーズにするには、コミュニケーションツールもきちんと整備すべきです。

職場でのコミュニケーション不足 解消法

コミュニケーションをとる機会を設ける

社員と上司のコミュニケーションを促すためには、適期的に “1on1” を行うと効果的です。1on1とは、1対1で行うミーティングです。社員と上司が1対1で話せる機会を設ければ、普段の業務においては話しにくい内容も伝えられます。たとえば、社員からは普段の業務で感じている疑問を伝え、上司からは企業として現場に何を求めているか改めて伝えられます。

評価面談ではないため、上司は社員の気持ちに寄り添って対応することが大切です。相互理解を深めるきっかけにしましょう。

メンター制度を導入する

メンター制度とは、新入社員に対し、別の部署の先輩社員を割り当てて悩みに対する助言を行う制度です。新入社員はさまざまな悩みを抱える可能性がありますが、何でも相談できる相手がいれば孤立せず社内に馴染みやすくなります。また、新入社員と同じ部署の先輩社員を割り当てるブラザー・シスター制度もあります。新入社員の悩みに対して同じ部署の先輩社員が助言すれば、身近な視点から実践的な助言ができるでしょう。

社内イベントの実施

社内イベントを実施すると、普段の業務では関わりがない社員同士がコミュニケーションをとるきっかけになります。たとえば、企業全体で新入社員の入社を祝うイベントを開くのもひとつの方法です。特別な出来事がなくても、お菓子やピザなどを用意してパーティーを開くのもおすすめです。社内イベントは交流を目的としているため、話したことがない相手とも気軽に話せます。社員同士のつながりを強化でき、後から業務で関わる機会ができても円滑なやり取りを実現しやすくなります。

エッセンシャルコミュニケーションを意識する

EECでは人を氷山に喩え、海面の上に出ている部分を人の目で見える「認知領域」、海面の下に潜っている部分を人の目で見えない「非認知領域」といっています。

その非認知領域のことを“エッセンシャル”(=本質)と呼んでいます。エッセンシャルとは、人の思いや気持ち、感情、価値観、信念など、目では見えない部分です。前述したコミュニケーションの機会を設けても、エッセンシャルを意識してコミュニケーションをとっていなければ、本質的にコミュニケーションがとれている(信頼関係が築けている)とは言い難いでしょう。

また、前述したようにオンライン上では、画面上で捉えられる限り精一杯情報を収集してエッセンシャルを意識しましょう。分からないけど、気になることがあれば相手に尋ねましょう。

相手の立場に立って考える

コミュニケーションは相手がいて成り立つものです。相手のエッセンシャルも含め、相手の立場に立つことも忘れないようにしましょう。相手の立場に立った上で、どう伝えたら良いか、どのようなワードチョイスをすれば良いか…。こちらも考えて分からなければ、相手に尋ねましょう。また「伝わった?」と確認することも効果的です。相手にとっては質問の機会になります。

EECで導入していることの紹介

EECは現在、フルリモートワークですが、月に一回は直接会ってランチをするようにしています。また、年に一回は全員とサシでご飯に行くようにしています。ちなみに誘うのは年上です。やはりリアルの場の共有は、コミュニケーションの機会として大切にしています。

他には、“共通言語”を意識しています。経営指針発表会や経営指針合宿、経営指針書を通して、理念やビジョンの共有を行ったり、複数のプロファイルツールを導入してメンバーの特性を同じ物差しで見れるようにしたりしています。

それでも、自分に余裕がないと相手のエッセンシャルを無視してコミュニケーションエラーを起こすこともあります。特に私は頑固なのでコミュニケーション不足であることが分かっていても、強引に突破しようとします。そんな私のことも、さまざまな取り組みを通して「知って貰えている」ということは、人間関係を築くひとつになっています。

そんな自社内で様々なことを試しているEECが提供する体験型研修では、ただ仲が良くなるだけではない、成果を出す組織としてのチームビルディングができます。「コミュニケーションを円滑に」のその先を目指したい方はぜひ一度お問い合わせ下さい。

この記事を書いた人

副島理恵子(Rieko,SOEJIMA)
有限会社エッセンシャルエデュケーションセンター EE事業部ディレクター。長崎純心大学在学中は、社会福祉の分野を専攻しながら、野外教育の指導ボランティアを経験。大学卒業後、本格的に野外教育の世界へ。1989年長崎県出身。

コメント

タイトルとURLをコピーしました